BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Vi søger en økonomi assistent med sekretærfunktion, som sikrer, at bogholderiet kører på velsmurte skinner, og som samtidig bidrager til at servicere huset på både det økonomiske og det administrative område. Du skal have lyst til andet end bogføring, da du vil få en bred vifte af opgaver, herunder ansvar for personaleadministration og indkøb, mødekoordinering, planlægning og afvikling af arrangementer m.m.
Hvad forventer vi af dig?
Du bliver en del af Sekretariatet, der udover dig pt. består af en økonomikonsulent, der har ansvaret for økonomien for Bibliotek og Borgerservice og en assistent, der arbejder med specifikke administrative biblioteksopgaver.
Nærmeste leder er Vicebibliotekschefen, som sammen med Bibliotekschefen og yderligere tre ledere udgør ledelsen på Herning Bibliotekerne
Du er den rette til jobbet, hvis du kan sætte hak ved disse kompetencer
- Du er struktureret og elsker at arbejde med tal.
- Du er naturligt struktureret og grundig og elsker selvsagt at arbejde med tallene, og du gør det med et vågent øje med fokus på præcision – også selv om deadline er lige om hjørnet
- Du er effektiv og har overblik.
Du evner at fordybe dig og have styr på detaljen, men kan samtidig holde overblik over øvrige opgaver, så du altid sikrer den rette prioritering. Dette samtidig med at du løbende vil blive forstyrret med forespørgsler eller skal bistå dine kolleger - Du har super gode samarbejdsevner.
Du er positiv, har godt humør og evner og sætter pris på godt samarbejde. Du kan fordybe dig, men har også en udadvendt natur, der sikrer godt samarbejde og god sparring med dine kolleger. Du tænker naturligt på det fælles bedste, og hvordan du kan bidrage hertil. - Du er nysgerrig.
Du sætter pris på og trives i driften, men har også et udviklingsfokus. Du er nysgerrig på forbedringer og spiller naturligt ind i procesforbedringer og optimeringsforslag.
Derudover forestiller vi os, at du
- har en kontoruddannelse eller en uddannelse som administrationsbachelor eller lignende
- har erfaring fra lignende stilling, meget gerne fra den kommunale verden
- har opbygget erfaring med eller har stort talent og interesse for økonomi og tal
- har flair for at sætte dig ind i regler og kan omsætte det til forståelig vejledning af dine kollegaer og samarbejdspartnere
- er superbruger af Excel og Outlook. Måske har du endda kendskab til ØS Indsigt.
Hvad kommer du til at lave?
Du kommer til at favne både klassiske bogholderiopgaver, mindre analyseprægede opgaver og skal være med til at spotte smartere måder at gøre tingene på. Du vil få stor kontakt med dine kolleger, og skal kunne bevare overblikket over dine mange understøttende opgaver i den forbindelse.
Dine vigtigste opgaver bliver
- Bogholderi
Masser af opgaver venter utålmodigt på din ansættelse. Det er fx fakturering, debitor/kreditorhåndtering, håndtering af indkøbsfakturaer og klassisk afstemning. - Ad hoc-opgaver
Der er mange ad hoc-opgaver i stillingen. Refusion af udlæg, diverse indkøb, lokalebooking, praktisk planlægning af arrangementer, kurser og temadage både eksterne og interne. Kontaktperson til forpagter af Bibliotekscafeen vedr. forplejning, samt mange andre tilsvarende praktiske opgaver. - Personaleadministration
Ferieindberetning og -opfølgning, lønindberetninger, indberetning af sygdom, orlov, barsel og ændringer i arbejdstid. Ansættelser og fratrædelser og andre personaleadministrative opgaver udgør en stor del af opgaverne i stillingen. - Sekretariatsfunktion
Du supporterer i det daglige ledelsen i forbindelse med sagshåndteringer og mødeindkaldelser. - Udviklingsopgaver
Organisationen udvikler sig hele tiden. Du hopper om bord, når det handler om at forbedre forretningsgange og implementere nye systemer relateret til bogholderiet og personaleadministrationen. Herunder udarbejdelse af vejledninger til kollegerne, undervisning og ikke mindst opfølgningen.
Det praktiske
Stillingen er på 37 timer pr. uge med tiltrædelse den 15. januar 2024.
Løn og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst.
Ansøgningsfrist
Fredag den 27. oktober kl. 12.00.
Ønskes yderligere oplysninger
Kontakt Birte Bornæs på telefon 24 79 15 77.
Kun ansøgere, som har søgt online via ansøgningsskema på Herning Kommunes hjemmeside www.herning.dk, vil komme i betragtning.
Samtaler forventes afholdt i uge 45.
Herning Bibliotekerne er en institution og arbejdsplads i konstant udvikling og sætter nye standarder for et nutidigt og attraktivt bibliotekstilbud. Udover at være Herning Kommunes port til verdens viden og kultur, er biblioteket et oplevelsessted for kommunens borgere med fri adgang til seks fysiske biblioteker samt et stort digitalt bibliotekstilbud. Herning Bibliotekerne er tillige centralbibliotek og varetager en række koordinerende funktioner og udviklingsopgaver for bibliotekerne i Region Midtjylland.
I Herning Kommune, som er på vej mod 90.000 indbyggere, er vi altid på udkig efter nye muligheder. Vi har modet til at tænke stort og gå nye veje for at skabe det, vi skal leve af og de rammer, vi skal leve i. I Herning Kommune er der alle muligheder for at få et godt familie- og arbejdsliv. Vi har et stærkt sammenhold, trygge lokalsamfund, et rigt foreningsliv og smuk natur lige uden for døren.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Herning Kommune
-Virksomheden tilbyder:
-Arbejdsgiver:
Herning Bibliotekerne, Østergade, 7400 Herning
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 27-10-2023; - ansøgningsfristen er overskredet
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5912680
